التخطيط (Planning)


(صدى السنين) #1

[CENTER]إن أول وظيفة من الوظائف الاساسية للادارة سنقوم بمناقشتها والتعرف عليها هي وظيفة التخطيط وتعتبر هي الوظيفة التي يبدأ عمل المدير بها لأن الجميع يعلم أن كافة المدراء يعملون الآن في ظل اقتصاد ديناميكي حيث أن التغير هو القاعدة وليس الاستثناء وهذا التغير والتطور لا يمس جانب دون الجوانب الأخرى بل يلمس كافة جوانب الحياة وهذا التغير قد يكون فجائيا وشاملا وقد يكون بطيئاً، المهم أن هناك تغيرا يحدث ولم تبقى الاشياء على حالها وهذا يؤدي إلى ظهور مشكلات وهنا تأتي مهمة المدراء في مواجهة المشكلات بمعنى اننا نجد أن المدراء الناجحين يتعاملون مع هذه المشكلات بكل قوة ورزانة في حين أن المدراء الفاشلين يتخبطون في مواجهة تلك المشكلات والفرق بين الموقفين يرجع الى التخطيط بمعنى أن المدير الناجح يستطيع وضع الأهداف السليمة وتحديد الطرق والاساليب المناسبة للوصول الى تلك الأهداف في حين أن المدير الفاشل لا يستطيع تحديد الاهداف بصورة جيدة ولا يمكنه تحديد السبل للوصول الى الاهداف.

[CENTER]

[CENTER]

[CENTER]

[CENTER]والإدارة الجيدة هي التي تسعى باستمرار إلى البقاء والنمو والنجاح وإذا ما أرادت أن يتحقق ذلك لها فلابد من أن تركز على التخطيط، فالمخطط هو الذي يبحث عن التجديد والابتكار والنظر الى المستقبل وهو الشخص الذي يتمتع بأفضل فرصة لجمع موارد المنشأة للوصول إلى تحقيق الأهداف المرسومة والمحددة.

[CENTER]

[CENTER]

[CENTER]

[CENTER]

[CENTER]فالتخطيط يعتبر مدخلا لحل المسكلات ومنهجا لتحقيق الغايات به يتغلب الانسان الواعي على ما يحتمل أن يصادفه من ظروف يجهلها في حاضره. وباختصار فان التخطيط لا يمكن لاي مشروع أو مؤسسة أو فرد الاستغناء عنه إطلاقاً فهو أصبح من الضروريات في المؤسسات بل على مستوى الافراد داخل المجتمع.

[CENTER]

[CENTER]

[CENTER]

[CENTER]





مفهوم وأهمية التخطيط

[CENTER]
[/center]

[CENTER]أولاً : مفهوم وماهية التخطيط

[CENTER]
[/center]

[CENTER]نظرا لأهمية التخطيط كان هناك اهتمام بالغ به من قبل الكتاب والباحثين ولذلك ظهرت عدة مفاهيم وتعاريف للتخطيط، فلقد عرف هنري فايول التخطيط بانه “يشتمل على التنبؤ بالمستقبل بما سيكون عليه مع الاستعداد لهذا المستقبل”(1). ويعرفه اليوت “بأنه محاولة لتطبيق المنطق والعقل وبعد النظر لتنظيم مصالح البشر وتحقيق الأهداف الإنسانية”(2). ويعرف داترستون التخطيط “بأنه عملية ذهنية منظمة لاختيار أفضل الوسائل الممكنة لتحقيق أهداف محدودة”(3). ويرتكز هذا المفهوم على عدة أمور هي:

[CENTER]

[CENTER]

[CENTER]1. أنه عملية ذهنية.

[CENTER]2. يرتكز على المستقبل والتنبؤ بهذا المستقبل.

[CENTER]3. يعتمد التخطيط على الامكانيات المتاحة.

[CENTER]4. يقوم التخطيط على اختيار بديل من عدة بدائل، بمعنى أنه إذا لم يكن هناك بدائل فلا حاجة للتخطيط.

[CENTER]

[CENTER]

[CENTER]

[CENTER]

[CENTER]ويقول جورج تيري أن التخطيط هو “الاختيار المرتبط بحقائق ووضع واستخدام الفروض المتعلقة بالمستقبل عند تصور وتكوين الانشطة المقترحة والتي يعتقد بضرورتها لتحقيق النتائج المنشودة”(4). ومن هنا يظهر لنا أن التخطيط يقوم على الحقائق وليس على أساس العواطف والرغبات، كما انه يقوم على خبرة المدير، لذلك هو عملية ذهنية يعتمد على قدرة المدير في تصور النموذج المقترح للأنشطة بوضوح في ذهنه.

[CENTER]

[CENTER]

[CENTER]

[CENTER]

[CENTER]كما إن التخطيط يهتم بالمستقبل وكيفية التعامل مع المستقبل وتوقع الاحداث والاعداد للطوارئ والتغيرات لذلك يعتبر التخطيط مثل الجسر الذي نعبر بواسطته من حيث المكان الموجودين فيه إلى المكان الذي نريد الوصول إليه.

[CENTER]

[CENTER]

[CENTER]

[CENTER]ونستطيع القول في النهاية أن التخطيط هو عمل ذهني يتم بموجبه استقراء الماضي ودراسة الحاضر والتنبؤ بالمستقبل للوصول إلى الهدف بأفضل النتائج وأقل التكاليف.

[CENTER]

[CENTER]

[CENTER]

[CENTER]

[CENTER]

[CENTER]يمكن تصوير مفهوم التخطيط من خلال الشكل التالي :

[CENTER]شكل يوضح مفهوم التخطيط

[CENTER]
[/center]
[CENTER]
[/center]
[CENTER]
[/center]
[CENTER]المصدر: د. زكي محمود هاشم، الإدارة العلمية، (الكويت: وكالة المطبوعات، الطبعة الثالثة، سنة 1981، صــ91).






ثانياً: أهمية التخطيط


لا أحد ينكر أن التخطيط هو الاساس الذي يقوم عليه العمل الاداري كله باعتباره الوسيلة التي يعتمد عليها رجل الإدارة في مواجهة المستقبل، فالمستقبل مجهول واذا لم يضع الانسان في حسابه هذا المجهول ولم يتخذ الاحتياطات اللازمة لمواجهة الظروف المتوقعة ولم يفكر مسبقا فيما ينبغي عليه القيام به من أعمال قبل تنفيذها فإنه قد يضل عن الطريق الصحيح الذي يقوده الى تحقيق الهدف الذي يسعى اليه، فبدون التخطيط تعم الفوضى وتسير الجهود بصورة عشوائية وتنحرف عن مسارها السليم، ومن خلال هذا كله يتضح لنا مدى أهمية التخطيط ومدى الاهتمام الذي يجب أن يعطي للتخطيط من قبل المدراء خاصة وكل فرد في المجتمع عامة، ونستطيع أن توضح أهمية التخطيط من خلال النقاط التالية:


1. التغلب على عدم التأكد ومواجهة التغيرات التي قد تحدث(5).


لا يمكن لأي إنسان مهما كانت قدرته و دقته في تقدير الظروف أن يقول بأن حدثا ما سيحدث حتما لأن أحداث المستقبل غيبية و ما يتوقعه الإنسان لا يخرج عن كونه تكهنا يحتمل أن يحدث أو لا يحدث ذلك لأن الماضي و الحاضر تدركهما بحواسنا إما المستقبل فلا تدركه إلا بالخيال وحده.


والتخطيط يعتمد على عملية التنبؤ وكما نعلم أن التنبؤ بما سوف يقع من أحداث أمر يخرج عن طاقة البشر لأنه من اختصاص الله وحده عالم الغيب، ولكن على الرغم من ذلك كله فإن بالإمكان تحديد الاتجاه بشكل عام أو تعيين عدد من الاحتمالات التي ينتظر أن تحدث وكلما كان رجل التخطيط واسع الافق كانت توقعاته أكثر شمولاً وأقرب إلى الواقع الفعلي، ومن الطبيعي أن تحديد اتجاهات الأحداث يقلل من مقدار الشك في وقوعها، كما أن حصر الاحتمالات تمكن رجل الادارة من تقدير موقفه فيستطيع أن يضع خطة مرنة أو عدداً من الخطط البديلة لمواجهة كل الاحتمالات المتوقعة، فالمستقبل أمر مجهول والسمة الاساسية له عدم التأكد والطريق الوحيد لمواجهة اخطار المجهول هو التخطيط وحده.


2. تركيز الضوء على الأهداف.[/center]

[CENTER]معنى السير بخطى ثابتة نحو الأهداف وكما نعلم أن الهدف هو نقطة البداية في أية خطة كما أنه الغاية التي تسعى إليه الخطة ومادام هناك نيه القيام بالتخطيط فلابد من التفكير في الاهداف التي سنصل اليها بحيث تكون هذه الاهداف واضحة وممكن الوصول اليها وكلمة وضوح أي أن تكون مفهومة لكل المستويات الادارية العليا والتنفيذية لأن من سيطبق الخطة هم العمال المنفذون فيجب أن تكون واضحة لهم، ونظرا لأن العمل الإداري الدائم قد يشغل المدراء فيهتمون بعملهم اليومي وينسون المستقبل فإن وضع الأهداف أمامهم يجعلهم يربطون ما بين الحاضر والمستقبل ولا يمكن أن يتم ذلك الا من خلال التخطيط الذي يجعل الاهداف أمام أعينهم فيسلكون الطريق الصحيح ويصححون من سلوكهم كلما وجدوا أن هناك انحرافا عن السبيل الذي يؤدي إلى تحقيق الأهداف.

[CENTER]

[CENTER]

[CENTER]

[CENTER]3. التنسيق بين كافة الادارات والأقسام.

[CENTER]

[CENTER]كما قلت سابقاً أن التخطيط يعمل على تحقيق الهدف النهائي للمنظمة ولكي تصل المنظمة إلى تحقيق ذلك لابد لها من تحقيق أهداف جزئية لكل دائرة أو قسم داخل المنظمة ومن أجل أن تحقق الهدف النهائي فلابد من التنسيق بين كافة الادارات النهائية التي تسعى إليها المنظمة كما أن التخطيط يركز الانتباه إلى الحاجة إلى التعديل في الأساليب المستخدمة في العمل إذا احتاج الأمر والتعديل على الاجراءات والسياسات المنبثقة لتصبح أكثر فاعلية في تحقيق الاهداف.

[CENTER]

[CENTER]

[CENTER]

[CENTER]4. الاقتصاد في النفقات

[CENTER]

[CENTER]تهتم الخطة برسم الصورة التي ستكون عليها الاعمال في المسقبل ومن الناحية المالية تترجم هذه الاعمال إلى إيرادات ونفقات والتخطيط السليم هو الذي يعمل على تخفيض النفقات وزيادة الايرادات وعلى الأقل أن لا يجعل النفقات المتوفعة تزيد عن الايرادات المرتقبة إلا في أحوال نادرة عندما يكون التخطيط طويل الأجل ويتوقع تحقيق خسائر في الأجل القصير والتخطيط دائماً يتفادى العشوائية والارتجال والتي تؤدي إلى الإسراف والتبذير، فالمخطط دائما يضبط نفقاته في الحدود التي تسمح بها الإيرادات وكل هذه الأمور تكون واضحة من خلال الميزانية التي تعبر عنها بالأرقام (الإيرادات + النفقات) ومن ثم إقرار هذه الميزانية فيجب الالتزام بها ولا يجوز الانحراف عنها إلا في حالات نادرة بمعنى أنه لا يمكن أن تزيد النفقات عن ما هو موجود داخل الميزانية إلا إذا كانت هناك أسباب مقنعة وهناك تأكد أيضا بأن الإيرادات ستزيد بصورة أكبر عن ما هو داخل الميزانية.

[CENTER]

[CENTER]

[CENTER]

[CENTER]5. تسهيل عملية الرقابة

[CENTER]

[CENTER]لا يمكن أن نتصور عمل ما يتم دون ان تكون هناك عملية رقابة على من ينفذون هذه الاعمال ولكي تتم عملية الرقابة بصورة فعالة لابد من وضع معايير مقنعة توضع مقدما لكي يقاس بناء عليها ما أنجز من أعمال ومن هنا تبرز أهمية التخطيط حيث أنه يوضح ما يجب انجازه من أعمال والطرق والأساليب التي لابد من استخدامها لانجاز تلك الأعمال والوقت الذي ينبغي أن لا يتجاوزه المنفذ في ذلك ومن هنا يسهل التخطيط للادارة متابعة كافة الأعمال لكي تتأكد من حسن سير العمل أو بجعلها تتعرف على ما يصادف العمل من عقبات فتعمل على تذليلها وإذا ما انحرف فتعمل على تقويم اعوجاجها حتى تضمن الوصول الى تحقيق الاهداف في الموعد والوقت المحدد تماما.

[CENTER]

[CENTER]

[CENTER]


(system) #2

thank you