استرح وفكر قبل معالجة أية أزمة


(صدى السنين) #1

معظم الأزمات وليدة التخطيط السقيم، والتنسيق غير الفعال، والمتابعة غير المتواصلة.
بدلاً من التصرف خبط عشواء، استرح لبضعة دقائق قبل أن تتناول أية أزمة، وأعدَّ نفسك للتصرف، وأنت على أفضل ما يكون من الأداء.
عندما تحصل أزمات قم بتحليلها، وابحث عن أنماط لها. هل تحدث بشكل متكرر، أم هل هي فريدة من نوعها؟ وهل يمكن توقعها قبل حدوثها؟
إذا كانت تلك المشاكل من النوع الذي يتكرر باستمرار، تعرف إلى الأسباب الكامنة وراء ذلك، وقم بإزالتها (Fix them)، وهل الغلط عائد إليك أم إلى شخص آخر؟
لا تبالغ في رد الفعل، فقد لا يشكل الأمر أزمة بالمعنى الحقيقي، ولا تضع فيه وقتاً وجهداً أكثر مما يحتمله الموقف.
ضع موعداً لك، ولغيرك تنتهون عنده، ولا تنسَ تلك المواعيد أو تتجاهلها.
تأكد من أن تلك المواعيد والأوقات في تقديراتها واقعية.
اجتمع بشكل منتظم مع مرؤوسيك، ومشرفيك وأعضاء الفريق لديك، والأشخاص الهامين، لتبحث، وتنسق ما لديك من أولويات، وأنشطة.
توقع المشاكل، وفكِّر في الخطط العاجلة لمواجهتها. راجع الأمور بانتظام مع الآخرين؛ كي تتمكن من اكتشاف المشاكل التي هي في طور التكون (May be brewing).
ابدأ مبكراً، وأعطِ الموظفين وقتاً كافياً لأخذ زمام المبادرة، فكما زاد عدد المشكرين في موضوع ما، فرض عليك ذلك أن تبدأ مبكراً أكثر.
تجنب الافتراضات غير الضرورية. راجع الأشياء المتعلقة بذلك.
راجع ما أحرزت من تقدم، وفكِّر في طرق لتحسين أدائك.
حسِّن أنظمة متابعتك، واسترجاعك، وقف على جميع التفاصيل.
تأكد من متابعة الأمور في حينها، وأن الأشياء تحدث في الموعد المضروب لها.
حسِّن باستمرار من أنظمتك، وإجراءاتك، وضع قائمة بالمتطلبات (Checklist)، والطرق القياسية، ونظم كل شيء بأقصى ما تستطيع.
حسِّن إجراءات اتخاذ القرارات لديك، احصل على الحقائق، ضع الأهداف، أدرس البدائل، والنتائج السالبة، اتخذ قرارك، ونفذه.
خذ وقتك لتحل الأزمة بشكل صحيح من المرة الأولى؛ وكي تتجنب إعادة النظر فيها مرة ثانية.
حوِّل الأزمة إلى فرصة لتجرب فيها أفكاراً جديدة، وجدْ إجراءات جديدة، وطرقاً أفضل لعمل الأشياء.
ليس من الضروري أن تسقط كل شيء، لا لشيء إلا لأن شخصاً آخر لديه مشكلة. فماذا لو أنك لم تذهب إلى العمل اليوم؟ وماذا سيفعل ذلك الشخص؟ ولماذا لا يستطيع هو، أو هي أن يحاول القيام بالعمل حتى، ولو كنت هنا؟
خصص وقتاً للمشاكل غير المنظورة، والتي قد تظهر على حين غرّة كل يوم (pop up ever day).
أعط نفسك الوقت اللازم للتفكير قبل الرد، أو اتخاذ قرار، ولعله من المفيد أحياناً أن تنام على المشكلة (Sleep on it) تلك الليلة قبل أن تقوم بالتصرف.
منقول