قواعد السلوك الراقي للإنسان والتي تؤهله للوظيفة والحياة المنظمة 3)


(صدى السنين) #1

[COLOR=#ff8c00]الاستماع :

[/color][COLOR=#0000ff]تتضمن مهارة الاستماع اليقظة التامة لما يقال وفهمه والقدرة على توجيه الأسئلة الصحيحة للآخرين وذلك كجزء هام جدا في العملية الاتصالية لا يختلف عن أهمية الحديث .

[/color]الكتابة :

[COLOR=#0000ff]القدرة على الكتابة أصبحت من أهم المهارات التي يجب توافرها في الموظف بمؤسسات الأعمال ، خاصة لأن عمل هذه الجهات يتطلب كتابة التقارير وعرض الأفكار وكتابة مشكلات العمل ، حتى الحصول على إجازة يتطلب مهارة الكتابة وصياغة الكلمات بطرية سلسة ، بل عند كتابة السيرة الذاتية الخاصة بالشخص فإن ذلك يحتاج منه أيضا مهارة الكتابة والدرة على عرض الأفكار واختيار الكلمات والعبارات المؤثرة .

ولعل ما يجعل البعض يشعر بالإحباط من عدم تمكنه من عرض أفكاره هي تلك الفكرة التي يذيعها بعض الكتّاب عن أن الكتابة موهبة، إذ أن ذلك جعل الشباب يفهم إما أن تكون الكتابة موهبة أو لا تكون. ولذلك فإن كثيرين منهم لا يحاولون الكتابة إطلاقاً. وإذا حاول البعض ذلك فإنه لا يستمر في المحاولة لمدة طويلة. وإذا كان بعض كبار الكتّاب قال بذلك فإن بعضهم الآخر يقول بأن الموهبة في الكتابة لا تمثل إلا جزءاً من عشرة أجزاء. وأما التسعة الأجزاء الأخرى فتتمثل في ممارسة الكتابة نفسها في صبر لا يعرف الملل.

ولاشك أن الكتابة كذلك عادة تكتسب بالممارسة كما تكتسب أي عادة أخرى. فنحن لم نعرف في تاريخ الكتابة الطويل كاتباً قد ولد وهو قادر على الكتابة دون أن يحاولها ويمارسها طويلاً. وإذا كان هناك من يقول بأن الكتابة صعبة، فان صعوبتها تأتي من أنها تفكير، والتفكير صعب ولكننا حين نتعود عليه فانه يغدو سهلاً ميسوراً. وما يصدق على التفكير يصدق على الكتابة كذلك إذ أنها بالممارسة الطويلة تصبح لا صعوبة فيها.

ونحن نستطيع أن نتعود على الكتابة باتخاذها هواية نمارسها في أوقات فراغنا كما نمارس أي هواية أخرى. وقد نجد صعوبة في البداية ولكننا حين نستمر، فأننا نتغلب على هذه الصعوبة.

تتركز المشكلة عند الكتابة في الثقة بالنفس. نحن لا نثق في أصواتنا المنبعثة من داخلنا، لا نثق في عواطفنا، لا نثق في ملاحظاتنا واستنتاجاتنا. إننا نخاف من ارتكاب ما قد يجلب لنا الاستهزاء.

خذ النّوتة والقلم ودوّن شيئا ما ، فمثلا حاول أن تكتب أهدافك وطموحاتك ، أو حاول أن تكتب سيرة ذاتية لك تشرح فيها مهاراتك وقدراتك .

[/color]الخطابة :

[COLOR=#0000ff]ولا نعني هنا الخطابة بمفهومها الأدبي ولكن نعتبرها فن الحديث العلني لعرض الأفكار والتحدث داخل اجتماعات العمل أو مع جمهور العملاء في المنظمة إذا كان لها عملاء ، وذلك عبر التأثير في آراء هذه الجماعات والدرة على التواصل معها عن طريق عرض الأفكار بلباقة وثقة وموضوعية .

  • وإذا كنا نتحدث عن كيفية الدخول بشكل صحيح في الحياة العملية فعلينا أن نوضح أن المؤهلات الإدارية والوظيفية لا تقل أهمية عن الصفات الشخصية والمهارات الاتصالية ، فقد يفتقر الشخص لكيفية التعامل إداريا في منظمته مما يؤدي إلى فشله وعدم تأقلمه مع ظروف العمل ، وإليك الآن بعض الصفات الإدارية المحمودة والتي يفضل أن يتحلى بها الفرد :

[/color]المطاولة :

[COLOR=#0000ff]وهي القدرة على مواجهة الصعاب وقبول التعارض في المواقف والاستجابة المناسبة والمرونة ومحاولة إيجاد المنافذ الإيجابية لبناء جسور الثقة وخلق القناعة وتجديدها .

[/color]التنظيم :

[COLOR=#0000ff]وهي القدرة على هيكلة العمل وعدم خلق المشكلات مثل عدم القدرة على توصيف الوظائف ، وعلى الموظف المثالي أن تكون له الدرة على التوثيق وتحديث المعلومات وأرشفتها وذلك لعرضها متى طلبت منه .

[/color]صنع القرارات واتخاذها :

[COLOR=#0000ff]وهذه الوظيفة ليست مقصورة فقط على المديرين ولكن على الموظف أن تكون له شخصيته وأن يجيد الاختيار بين البدائل والقدرة على حل المشكلات وأن يتحمل مسئولية قراراته ويعلن ذلك للآخرين وهو ما يكسبه الاحترام المطلوب بفضل حماسه وثقته في نفسه .

[/color]لقدرة على التعامل مع المفاهيم الإدارية :

[COLOR=#0000ff]وتعد هذه النقطة غاية في الأهمية وذلك نظرا لافتقار الموظف الجديد إلى كيفية التعامل مع الشئون الإدارية ، لأن ذلك يعتبر مجالا جديدا عليه ، ولكن على الموظف أن يتعامل بمرونة عالية مع هذه الإداريات ولا يجعلها تأخذ من وقته وتفكيره الكثير ، بل عليه أن يركز في عمله وترك كل شيء في يد المسئولين عن ذلك أي لا يشغل نفسه بميعاد الترقي أو الإجازات أو بدل الانتقال ، بل عليه أن يأخذ حقه دون حدوث مشاكل أو مصادمات مع أحد ، وتأكد أن الثقة هي الرابطة العاطفية التي تربط الأفراد بمؤسستهم ، وتجمع الثقة بين أمور عدة هي:

1.الكفاءة.

2.الولاء .

3.الاهتمام.

4.النزاهة والصراحة .

[/color]* تجنب الجدل كي تتجنب المشكلات :

[COLOR=#0000ff]الجدل هو كلام في كلام ، لا يفيد بشيء ولا يقدم جديدا وغالبا ما تنتهي المناقشات الجدلية بدون نتيجة ، وقد تواجه التعامل مع هذه النوعية من الأشخاص في مجال عملك وخاصة إذا كنت مبتدئا وذلك لأن الكثير سوف يقبلون على الحديث معك على أنهم أوصياء لك فعليك معرفة كيفية التعامل مع هذه الشخصيات التي لا تقدم جديدا حتى لا تضع نفسك في مشكلات مع مسئول منهم .

ونريد أن نوضح لك أن لا تحاول أن تقنع هذه الشخصيات التي تحب الجدل بفكرتك ، ولا يعد ذلك انسحابا وانهزامية ولكن تأكد أنك لن تستطيع أن تفعل ذلك لأنه ببساطة ولو كانت فكرتك صحيحة وهم مقتنعون بها فلن يعترفوا بذلك وسوف يعاندون لأن الجدل عندهم هواية ، ويشعرون بالاستمتاع كلما احتد الناش وضاع الوقت بلا فائدة .

[/color]ويقسم علماء النفس دوافع الجدل إلى :

[COLOR=#0000ff]* الرغبة في تغيير الأشياء … ومثل هؤلاء الأشخاص يسمون مصلحين ولكن لا يعرفون الطرق الصحيحة لعلاج الخلل بل لا يعرفون ما هو الخلل أساسا مما يجعلهم يجادلون بحسن نية .

  • الرغبة في لفت الأنظار … وهو الدافع الأكثر وجودا لدى المجادلين وخاصة في الحياة العملية .

  • الرغبة في فرض الرأي على الآخرين .

وننصحك بأن تدخل في جدال مع المصلحين فقط فهم باستطاعتهم أن يقتنعوا بأفكارك إذا أحسنت صياغتها ، ولكن لا تدخل مطلقا مع الفريقين الآخرين لأن ذلك لن يفيدك بشيء لأن الشخص الذي يجادلك لمجرد لفت الأنظار أو الاستحواذ على الاهتمام يرى في الجدل وسيلة سهلة ومشروعه لتحقيق هذا الغرض لإحساسه بعدم التقدير الكافي أو لنقص ثقته في نفسه .

وما يجب أن تفعله مع المجادلين أن تتركهم يقولون ما يريدون ، فليس من واجبك أن تعلمهم على غير رغبتهم أو تصحح لهم ما هو واضح طالما هم يعرفون ويكابرون ، فلا تجادلهم حتى لا تضيع وقتك . أما المجادلون الثائرون والذين يريدون فقط فرض الرأي فهم غالبا ما يقومون بذلك لوجود شيء يثيرهم ضدك ، وسواء كانوا على حق أو باطل فعليك أن توقفهم عند حد معين وأن تلقنهم درسا في كيفية التعامل معك باحترام ولا تجعلهم يتمادون في الخطأ بل قلها بصراحة " أني لا أرحب بالحديث بهذا الأسلوب " .

[/color]فن التعامل مع التعليقات السخيفة

[COLOR=#0000ff]ذكرنا من قبل أن الثقة في النفس هي تأشيرة النجاح في الحديث مع الآخرين والتعامل معهم ، وعادة ما يواجه الفرد مواقف محرجة عديدة في حياته العادية والعملية ، ولكن اختلاف رد فعله في كل منهما أمر طبيعي ، ففي الحياة العملية أنت حر إلى حد ما في تصرفاتك حيث انك المسئول عنها ، ولكن في المجال العملي فهناك ضوابط وضغوط إضافية تحتم عليك التصرف بردود فعل معينة ، ويجب قبل أن نخوض في مثل هذه المواقف أن نعرف من هو الشخص الواثق من نفسه والذي يستطيع أن ينفذ هذه النصائح .

يتميز الشخص الواثق من نفسه بالتصرف بثقة خلال المقابلات ، ولا يهتز أو يتلعثم في الكلام أو يضطرب بسهولة فهو يعرف قدر نفسه ويتعامل على هذا الأساس حتى لا يعطي ردود فعل متكلفة ، فمثلا يستطيع هذا الشخص تقديم نفسه بمرونة وتقديم الآخرين لبعضهم بسهولة وكثيرا منا يقوم بتقديم نفسه للآخرين كل يوم إلا أننا نشعر أحيانا ان هناك حالة من الفوضى والارتباك قد حدثت أثناء التقديم دون أن نعرف لماذا ؟ وكل ما نعرفه انه قد حدثت أخطاء كبيرة وان الأمور لا تسير على ما يرام .

عند تقديم شخص للآخرين ، من المهم والضروري تزويد الآخرين بمعلومات حيوية وأساسية عن هذا الشخص وتذكر دائما ما يلي :

نطق الأسماء بوضوح وتميز ، فحينما تتمتم باسم الشخص أو تقوله بصوت منخفض فانك تتيح للشخص الآخر أن يطلب منك تكرار الاسم ونتيجة ذلك عدم نجاح عملية التقديم وليس معنى ذلك استخدام الصوت الجهوري .

عند تقديم نفسك للآخرين يجب أن يكون صوتك واثقا ومرنا ، أما إذا تم تقديم اسمك بطريقة خاطئة اهمس سريعا بصحة اسمك لأن ذلك أفضل من السماح له بتقديم اسمك بطريقة خاطئة .

إذا نسيت اسما :

كلنا بالتحديد نحب أن نصون الذات والإنسان المتحضر هو الذي يتذكر أن الآخرين لديهم عزة نفس يجب مراعاتها لذلك استخدم الاتيكيت المناسب في التقديم وعامل باحترام من يستحق تدعيم الذات لذلك بادر سريعا بتقديم الناس لبعضهم فكلا منا لا يرحب أو يرغب في أن يترك واقفا غير معترف به نتيجة عدم تقديمه ، وسواء قمت تديم الناس لبعضهم بدون أخطاء أو بأخطاء ستلاحظ حتى بالنسبة للأشخاص الخجولين أنهم يندمجون ويتشجعون للحديث وتلك هي النتيجة المرغوبة .

ومن أكثر المواقف صعوبة في المعالجة عند التقديم هو نسيان اسم أحد الأشخاص عند تقديمه لشخص آخر ، ويكون الأمل هو أن تحدث معجزة تأتي إليك باسم الشخص الذي تود تديمه للآخرين . ولعلاج هذا الموقف يجب تناول مشكلة نسيان الاسم ببساطة شديدة لذلك اعتذر فورا وقدم اعتذارا مباشرا مع ابتسامة رقيقة .

إذا تجاهلك الآخر :

أما إذا كنت أنت الشخص الذي نسي تقديمه فعليك تدارك هذا الموقف المحرج ، قدم نفسك سريعا للشخص الآخر ثم صافحه وتحدث بثقة .

الأسلوب الأمثل للتعامل مع التعليقات الهدامة والسخيفة :

الناس البالغون لا يثورون بسبب تعليقات سخيفة أو نقد جارح ، وأنت لا تستطيع أن تتجنب سماع هذه التعليقات السخيفة فمن وقت لآخر تسمع من بعض الناس أشياء قد تسيء إلى قدراتنا أو إلى أنفسنا ويكون هدفها عادة اختبار قدرتنا على الرد والتعليق كمثل الذي يقول لك " انك تأخذ إجازات كثيرة وبالرغم من ذلك مرتبك مرتفع " وقد تكون هذه التعليقات تحمل إحساسا بالغيرة لكنها على أي حال تقال لتدفعك لعمل رد فعل معين .

وأيا كان الدافع وراءها فإن أفضل ما يمكن أن نفعله لمواجهة مثل هذه التعليقات أو الأقاويل السخيفة هو أن نبتسم ثم لا نقل شيئا أو توافق المتحدث في تعليه .

ففي المرة القادمة عندما يراك زميلك ويقول لك " أنك لا تعمل بما فيه الكفاية ولكنهم مخدوعون فيك " فلا تضطر إلى أن تشرح ظروف عملك وأنشطتك الجانية التي تمارسها وتلقى استحسان أصحاب العمل ولكن عليك أن تكتفي بالابتسام .

والمعنى العام الذي نقصده بذلك هو ألا تجهد نفسك أبدا في الدفاع عن نفسك ولكن ببساطة ابتسم أو اظهر الموافقة أو بمعنى آخر لا ترهق أعصابك وكن ناضجا بما فيه الكفاية .

[/color]