[CENTER][SIZE=5][COLOR=blue]مفهوم الاجتماع ( Meeting ):
[/color][/size]
هو التقاء عدد من الأفراد في مكان ما وفي وقت محدد لمناقشة موضوعات معينة للتوصل لأهداف محددة.
مظاهر الاجتماعات الفعالة:
1-إيضاح الهدف من الاجتماع قبل انعقاده.
2-الإعداد والتحضير المسبق من قبل المشاركين في الاجتماع.
3-وجود جدول أعمال، وتحديد وقت محدد لكل بند، والتقيد بذلك.
4-ضبط عملية النقاش واقتصار الحديث على الأفراد الذين يقدمون إسهامات وإضافات مفيدة ذات صلة وثيقة بموضوعات وأهداف الاجتماع.
5-اقتصار الدعوة والحضور في الاجتماع على الأشخاص المعنيين بالقضايا المطروحة للنقاش.
6-توفير المعلومات والبيانات اللازمة للموضوعات التي يحتويها جدول الاجتماع.
7-تحقيق أهداف الاجتماع خلال الفترة الزمنية المحددة له.
8-الخروج بقرارات وخطوات تنفيذية عندما تستدعي الحاجة ذلك.
مظاهر الاجتماعات غير الفعالة:
1-غياب الهدف أو الغرض من عقد الاجتماع.
2-تعقيد القضايا السهلة.
3-الاستمرار لمدة طويلة.
4-الكلام والنقاش المطول واستئثار البعض بالكلام والتحدث.
5-تعطيل القرارات والخطوات التنفيذية.
6-عدم وجود مقرر للاجتماع.
متى يصبح الاجتماع ضرورياً ؟
الجواب – في الحالات التالية:
1-خطورة وتكلفة القرار الذي سيتم اتخاذه.
2-وجود مشكلة أو قضية تحتاج إلى رأي جماعي.
3-وجود قضية أو قضايا تتطلب المتابعة والتقويم المستمر.
4-بروز ما يدعو لتغيير الوضع القائم وتطويره.
5-الرغبة في تدريب أعضاء الاجتماع وتنمية مهاراتهم السلوكية والفنية أو تغيير قناعاتهم واتجاهاتهم نحو أمر ما.
6-الرغبة في تحقيق التعارف والتآلف بين أعضاء الاجتماع.
7-التنسيق بين مهام ومسؤوليات أعضاء الاجتماع.
كيفية إنجاح الاجتماعات:
النقاط العملية التالية ستساعدك في أن تعقد اجتماعك بصورة أكثر فعالية:
قبل الاجتماع:
1- قرر فيم إذا كان الاجتماع ضرورياً.
vهل من الممكن تحقيق الأهداف بصورة أكثر فعالية من خلالوسيلة أخرى غير وسيلة الاجتماعات.
2- حدد أهداف الاجتماع:
vما تنوي تحقيقه من الاجتماع.
vالقرارات التي يجب اتخاذها.
vالخطوات التنفيذية التي يجب اتخاذها.
3- أعد جدول الأعمال:
vادخل الموضوعات ذات العلاقة المباشرة بأهداف الاجتماع.
vحاول أن تقلل من عدد الموضوعات الهامة التي يحتويها كل اجتماع حتى يمكن تناولها بالشمول والعمق الكافي.
vرتب بنود جدول الأعمال وفقاً لأهميتها بحيث تجيء الموضوعات الأكثر أهمية أولاً.
vاجمع بنود جدول الأعمال ذات العلاقة ببعضها في موضوع واحد.
vحدد الوقت المسموح به لمناقشة كل بند من بنود جدول الأعمال.
4- اجمع كل المعلومات والبيانات المتاحة ذات العلاقة ببنود جدول الأعمالوحدد النقاط المهمة في حالة كون هذه المعلومات والبيانات كثيرة ومفصلة.
5- وزع مقدماً، جدول الأعمال والوثائق الخاصة بالموضوعات التي ستعرض للنقاش.
6- اقصر على الأفراد الذين لهم علاقة مباشرة بموضوعات الاجتماع.
أثناء الاجتماع:
1-وضح الهدف من الاجتماع.
2-احصر الحاضرين والغائبين عن الاجتماع.
3-عند البدء في مناقشة أي بند من بنود جدول الأعمال، افتح باب المناقشة باستدعاء إسهامات الأعضاء.
4-أتح الفرصة للأعضاء الذين يملكون الإضافة والإسهام أن يتحدثوا ويقدموا ما لديهم.
5-وجه المناقشة بهدف التأكد من أن الاجتماع يسير نحو تحقيق الأهداف المرسومة. تقيد بالموضوعات المطروحة للنقاش ووجه النقاش إذا ابتعد عن الموضوع أو تطرق إلى تفاصيل غير ضرورية.
6-لخص ما استمعت إليه من نقاط مهمة، إذا اتخذت المناقشة جانب التعقيد واختلاف وجهات النظر، وذلك لمراجعة فهمك وفهم الآخرين لما قيل.
7-التزم بالزمن المحدد لكل بند من بنود جدول أعمال الاجتماع.
8-عند الانتهاء من مناقشة كل بند من بنود الاجتماع، لخص القرارات أو النتائج التي تم التوصل إليها.
9-لخص ما تم التوصل إليه في نهاية الاجتماع، وإذا كانت هناك خطوات تنفيذية معينة لا بد من اتخاذها، حدد من الذي يتخذها، والوقت الكافي لإنجازها.
10-حدد موعد الاجتماع القادم وهدفه.[/center]