مهام المكتب الفني بالمشروع


(Shaher Ashraf) #1
  • ملخص ألأعمال : التنسيق مع العميل و الإستشاري و الإدارة وإعداد البيانات والتقاير الفنية اللازمة ٠
  • الواجبات والمسؤليات:

( Construction Administration) أولاً: ادارة العقد الرئيسى

١- المرحلة الاولى : ( الإعداد لبدء التنفيذ )

  • اعداد النظام الخاص بحفظ مستندات المكتب الفني .
  • استلام و دراسة و حفظ مستندات العقد الرئيسى و ملف دراسة العطاء مع آافة المرفقات الملحقة بهما.
    اعداد الرسومات التفصيلية. Shop drawings -
  • التصميمات و الرسومات.
  • التاآد من وجود و استكمال المستندات و التراخيص و التصاريح اللازمة لبدء و استمرار العمل فى المشروع.
  • اعداد البرامج الزمنية.
    اعداد الدراسات الفنية الخاصة بتخطيط الموقع . site layout -
    اعداد الدراسات الخاصة بالتدفق المالى للمشروع. CASH IN -
  • عمل جدوال منفصلة للالتزامات التعاقدية.
  • عمل جدوال للاختبارات المطلوبة طبقا لمستندات التعاقد.
    اعداد قائمة الكميات المعدلة. REVISED BILL -
  • متابعة استلام الدفعة المقدمة (( اذا نص عليها بشروط العقد)).

٢- المرحلة الثانية : ( مرحلة التنفيذ )

  • الاشتراك مع مدير المشروع او من يفوضه فى اعمال استلام الموقع .
  • اعداد برنامج استلام التصميمات و الرسومات.
  • متابعة نظام حفظ المستندات الخاصة بالمكتب الفنى و التاآد من سلامته.
  • متابعة تنفيذ الالتزامات التعاقدية تجاة العميل / اطراف اخرى و استيفاء المراسلات و المستندات الخاصة بالعقد
    الرئيسى و دراسة ما يمكن الاستفادة بة من بنود لصالح الشرآة
  • تجميع بيانات التقارير الدورية الخاصة بالعميل / الاستشارى/ إدارة الشرآة للعرض على مدير المشروع / العملية
    و إخراجها ٠
  • تجميع بيانات المتابعة الداخلية الخاصة بالشرآة ٠
  • متابعة الكميات المنفذة وتأثيرها على البرامج الزمنية ٠
    -مراقبة التكاليف. (Cost Control )
  • متابعة إعداد دفاتر الحصر الخاصة بالاعمال ٠
  • إعداد وإخراج المستخلصات الدورية ٠
  • إستلام وحفظ وتوزيع نتائج الاختبارات الفنية ٠
  • استيفاء وتوثيق أوامر التغيير الخاصة بالعقد الرئيسى وعلاقتها بالبرامج الزمنية والمالية للمشروع / العملية.
    إعداد المطالبات بناءاً على بنود العقد. (Claims ) -
  • التصوير الدورى للاعمال المنفذة بدءا من تاريخ استلام الموقع.
  • متابعة استيفاء دفتر الاحوال و دفتر الزيارات.

٣- المرحلة الثالثة : (مرحلة تسليم الاعمال )

  • التاآد من استكمال الحصر النهائى للاعمال مع التاآد من استيفاء آافة بنود الاعمال المذآورة فى العقد الرئيسى و
    ملحقاتة.
  • استيفاء مستندات تسليم الاعمال / المراحل / المبانى و اعداد مستندات التسليم الابتدائى.
  • اعداد و اخراج المستخلص الختامى.
  • اعداد و استيفاء مستندات انهاء العقد.
    . ( AS BUILT DRAWING ) - اعداد و تجميع و اعتماد رسومات التنفيذ من الاستشارى / العميل طبقا لشروط العقد
  • اعداد الكتالوجات و دفاتر الصيانة و الضمان و تسليمها للعميل .
  • تجميع المستندات الخاصة بالتقرير النهائى للمشروع و اعداده.
  • الحصول على شهادات حسن الاداء / الانجاز و ذلك بالاشتراك مع مدير المشروع.
  • متابعة خطابات الضمان و التامين المحجوز.

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

(Sub – contractors administration) ثانيا : عقود مقاولى الباطن

١- المرحلة الاولى : ( الإعداد لبدء التنفيذ)

  • اعداد مستندات طرح مقاولى الباطن.
  • مراجعة دراسة مقاولى الباطن / الموردين فى ملف العطاء .
  • وضع النقاط الاساسية لشروط العقد مع مقاولى الباطن و الاشتراك فى الاختيار و التعاقد معهم .
  • استلام عقود مقاولى الباطن/ الموردين و آافة المستندات الملحقة بها و عمل ملف لكل منهم ضمن نظام حفظ
    المستندات الخاص بالمكتب الفنى.
  • التاآد من معرفة مقاولى الباطن بالبرامج الزمنية الخاصة بهم و اية اعمال اخرى متداخلة و عمل جدوال منفصلة
    لكل منهم بنوع بدء الاعمال و انهاؤها.
  • التاكد من معرفة مقاولى الباطن باللوائح و الاشتراطات الخاصة بالعمل بالموقع .
    دراسة امكانيات مقاولى الباطن و مناقشة تصوراتهم او خطتهم لاداء الاعمال و مدى ملائمتها لحجم و نوع
    المشروع / العملية و توافق مواعيد التوريدات ( خامات / مون / معدات ) مع البرامج الزمنية .

٢- المرحلة الثانية : ( مرحلة التنفيذ)

  • الحصول على آشوف و بيانات العمالة الخاصة بمقاولى الباطن.
  • التاآد من التزام مقاولى الباطن و العمالة الخاصة بهم بلوائح و نظم اشتراطات العمل فى الموقع .
  • التنسيق بين مقاولى الباطن فى بنود الاعمال المختلفة .
  • متابعة حجم انجاز مقاولى الباطن لدراسة و حل المشاآل و تقيم الاداء.
  • عقد اجتماعات دورية مع مقاولى الباطن لدراسة و حل المشاآل و تقيم الاداء.
  • اعداد دفاتر الحصر و المستخلصات الخاصة بمقاولى الباطن.
  • اعداد و اصدار اوامر التغير الخاصة بمقاولى الباطن.
  • اعداد و اصدار الانذرات الخاصة بمقاولى الباطن.

٣- المرحلة الثالثة : (مرحلة تسليم الاعمال)

  • اخطار مقاولى الباطن بمواعيد تسليم فيما يتعلق بعقودهم .
  • مراجعة حجم الاعمال لكل مقاول باطن طبقا للعقد الخاص به و اوامر التغير الملحقة بة .
  • تجميع الانذارات الخاصة بكل مقاول باطن و تاثيرها على مستحقاتة.
  • اعداد و حصر المواد و الخامات و الادوات المسحوبة من مخازن الشرآة لمقاولى الباطن .
  • استيفاء بنود العقد من ناحية المستندات لكل مقاول.
  • اعداد اوجة القصور فى اعمال مقاولى الباطن و اعداد تقرير عن اداء آل منهم للاسترشاد به فى المشروعات
    الاخرى .

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

(purchasing ) ثالثا : الاحتياجات و المشتريات

١- المرحلة الاولى : (الاعداد لبدء التنفيذ )

  • اعداد قوائم تفصيلية باحتياجات المشروع و مستلزمات المشروع .
  • الحصول على نسخ عقود الموردين عن طريق مكتب فنى ادارة المشروعات .
  • حفظ قوائم منتجات و اسعار الخامات و المواد و الادوات المتوقع استخدمها اثناء التنفيذ .
  • مراجعة توافق مواعيد التوريدات مع البرامج الزمنية للمشروع .
  • الحصول على العينات و الكتالوجات

٢- المرحلة الثانية : (مرحلة التنفيذ )

  • زيارة المصنع او الورشة و التاآد من جودة تصنيع التوريدات و مطابقتها للمواصفات و توافق الانتاج مع مواعيد
    التوريد.
  • التاآد من مواعيد و وسائل الشحن و النقل الى الموقع و متابعة مواعيد وصول التوريدات و توافقها مع البرامج
    الزمنية و اوامر الشراء.
  • فحص التوريدات عند وصولها و مطابقتها للمواصفات و العينات المعتمدة و تواريخ الصلاحية الخاصة بها
    بالاضافة للكتالوجات او شهادات الاختبار المرفقة … الخ.
  • التاآد من التخزين السليم للتوريدات .
  • المراجعة الدورية لحجم المخزون و استكمال الناقص فى مواعيد مناسبة .

٣- المرحلة الثالثة : (مرحلة تسليم الاعمال)

  • اعداد الختاميات الخاصة بالموردين و مقارنتها بالكميات المذآورة بعقودهم .
  • اعداد قوائم بتوريدات آل بند او نوعية و تكلفتة الاجمالية .
  • اعداد تقرير عن الموردين ومدى التزامهم بالمواصفات و المواعيد و بنود التعاقد .

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

( project control ,cost , schedules ) رابعا : اعداد و متابعة البرامج الزمنية و المالية

١- المرحلة الاولى : (الاعداد لبدء التنفيذ )

  • مراجعة البرنامج الزمنى الخاص بالمشروع.
  • اعداد البرامج التفصيلية الخاصة بالمشروع .
  • اعداد الموازانة التخطيطية للعقد .
  • اعداد النماذج و المستندات الخاصة بالمتابعة و التنسيق مع مدير المشروع .

٢- المرحلة الثانية : (مرحلة التنفيذ )

  • متابعة و تحديث البرامج الزمنية الكلية و التفصيلية .
  • متابعة و تحديث الموازنة التخطيطية السابق اعدادها بالاضافة الى التدفقات النقدية .
  • مراجعة اوامر التغير على العقد الرئيسى وتأثيرها على البرامج الزمنية و المالية .
  • اخراج التقارير الدورية للعميل / الاستشارى / الشرآة.
  • حساب المصاريف المباشرة و غير المباشرة .

٣- المرحلة الثالثة : (مرحلة تسليم الاعمال)

  • اعداد و اصدار الجدوال الزمنية الخاصة بمواعيد تسلم الاعمال و مطابقتها على الجدول الزمنى للمشروع.
  • ادخال و حساب جميع اوامر التغيير على العقد الرئيسى و استخراج القيمة النهائية.
  • حساب التكاليف النهائية للمشروع .
  • المشارآة فى اعداد التقارير النهائية الخاصة بالمشروع .

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

(quantity surveying ) خامسا : حصر الكميات

١- المرحلة الاولى : (الاعداد لبدء التنفيذ )

  • اعداد قائمة بالبنود التى سيتم حصرها.
  • اعداد نظم و برامج الحصر التى سيتم اتباعها مع آل بند على حدة .
  • اعداد دفاتر الحصر الخاصة بالبنود.

٢- المرحلة الثانية : (مرحلة التنفيذ )

  • القيام باعمال الحصر للبنود المذآورة فى العقد الرئيسى و استيفاء و اعتماد دفاتر الحصر الخاصة بها.
  • القيام باعمال الحصر لاعمال مقاولى الباطن و اعداد دفاتر حصر لكل مقاول باطن / بند على حدة مما يسهل اعمال
    مراجعة و رصد الاعمال المنفذة.
  • مراجعة اوامر التغير من حيث الكميات و مراعاتها عند اتمام الحصر.
  • مراجعة المواد المستخدمة.

٣- المرحلة الثالثة : (مرحلة تسليم الاعمال)

  • اعداد و استكمال دفاتر الحصر النهائية للعقد الرئيسى .
  • اعداد و استكمال دفاتر الحصر النهائية لمقاولى الباطن.
  • مطابقة الكميات المنفذة فعليا مع الكميات المذآورة فى العقد ( رئيسى / باطن) .

#2

اهلا بك مهندس شاهر
جزاك الله خيرا على هذا الموضوع الرائع