كتابة التقارير
محددات التقرير الناجح
القواعد الأساسية عند إعداد التقرير :
1 ـ وضوح العناوين فالعناوين المعبرة تعكس فهما حقيقيا من معد التقرير للموضوع الذي يتناوله . 2 ـ أن تكون النتائج محددة ولا يترك للقارئ استخلاصها . 3 ـ أن ترتبط المقدمات بالنتائج والفقرات التي يتكون منها التقرير ببعضها فيبناء متكامل . 4 ـ الوضوح . 5 ـ سهولة القراءة والفهم . 6 ـ الدقة . 7 ـ الإيجاز .
إخراج التقارير
قواعد التقرير :
1 ـ لم يكون هناك حلا لمشكلة ما إلا إذا كانت هناك مشكلة فعلا وبالتالي لن يكون هناك تقرير فعال إلا إذا كانت هناك حاجة لهذا التقرير. 2 ـ أن المشكلة تعني انحراف ما هو كائن عما يجب أن يكون أو سؤال مطروح لا يجد إجابة في الوقت الحالي، وأن التقرير سيحاول تحديد هذا الانحراف وسيقترح كيفية رد هذا الانحراف إلى ما يجب أن يكون أو سيحاول إيجاد إجابة للسؤال المطروح والمطلوب الإجابة عليه . 3 ـ يجب على معد التقرير أن يبحث عن المؤشرات الدالة على وجود المشكلة أو تلك التي دعت إلى ضرورة إعداد التقرير . 4 ـ يجب على معد التقرير أن يعرف أن أساس التقرير هو الحقائق وليس الآراء ووجهات النظر وأن الآراء لابد أن تستند على حقائق فالحقائق تعبر عن ظواهر العالم الملموس ولا تتغير بتغير نظرة الأشخاص إليها وهي تصف واقع الأمر كما هو . أما القيم فهي الآراء الشخصية ووجهات النظر . لذلك يجب أن تعتمد الأحكام على الحقائق وليس القيم حتى يكون التقرير فعال .
مراحل كتابة التقرير
هناك أربعة مراحل سياسية لكتابة التقرير هي : المرحلة الأولى ــــــــــــــــ الإعداد والتجهيز المرحلة الثانية ــــــــــــــــ الترتيب والتنسيق المرحلة الثالثة ــــــــــــــــ الكتابة المرحلة الرابعة ــــــــــــــــ المراجعة وفيما يلي تقديم لكل مرحلة من هذه المراحل :
المرحلة الأولى : الإعداد والتجهيز:
تحديد الهدف من التقرير :
أ ـ حدد مسبقا بدقة ماذا ستقدمه من خلال التقرير بمعنى أعرف بالضبط ما أنت مطالب بعمله . ب ـ تعايش مع الهدف من التقرير وموضوعه في ذهنك لفترة كافية، بمعنى فكر فيه كثيرا واعرف كيف تفكر وتحدد هدفك بدقة . وغالبا ما يكون الغرض من التقرير بعض أو كلما يلي : - إعطاء معلومات - تفسير موقف معين أو ظاهرة معينة - عرض أفكار جديدة - تقديم اقتراحات جديدة - دراسة مشكلة معينة - المساعدة في اتخاذ قرار معين
القارئ :
أ ـ ماذا يريد قارئ التقرير أن يعرف ؟ ب ـ ماذا يعرف قارئ التقرير مسبقا ؟ جـ ـ كيف يمكن توصيل المعلومات الجديدة إليه كي تضاف إلى ما لديه من معلومات . د ـ أي المصطلحات الفنية يستطيع أن يفهم ؟ هـ ـ كيف يمكنه استخدام التقرير . وتذكر دائما الحدود الوظيفية لقارئ التقرير بمعنى السلطات المتاحة لديه لتنفيذ مقترحاتك التي سترد في التقرير . واعرف مقدما ما إذا كانت سلطات قارئك تنفيذية أو إدارية أو فنية
مصادر المعلومات ( المادة العلمية للتقرير) :
أ ـ اعرف مسبقا أن مصادر معلوماتك إما مكتبية من خلال السجلات أو المراجع أو ميدانية من خلال الملاحظة العلمية أو الاستبيانات أو الحوار . ثم ابدأ في جمع الحقائق والأفكار عن الموضوع بالتسجيل أو بالمشاهدة المباشرة أو الحوار أو الإطلاع . ب ـ راجع بدقة كل ما حصلت عليه من حقائق وآراء ووجهات نظر واعرف كيف تفرق بين الحقائق والقيم .
المرحلة الثانية : الترتيب والتنسيق : هناك عدة نقاط أساسية يجبمراعاتها ليكون في النهاية دقيقا
ومنظما ومنطقيا وموجزا هي : أ ـ اكتب الغرض من التقرير في عبارة واحدة موجزة ـ وهذا بمثابة اختبار لمدى فهمك لعملك . كما أنه سيفيدك في استبعاد ما هو غير هام بالنسبة للتقرير ـ بعد ذلك اخترعنوانا للتقرير يجعل الغرض منه واضحا . ب ـ تأمل ما جمعته من حقائق وبيانات ومعلومات وأفكار وآراء ووجهات نظر . ثمرتبها في تتابع زمني ومنطقي وسيتضح لك ما هو مكرر أو غير ضروري ثم احذف بعد ذلك ماتجده غير مفيد لخدمة غرض التقرير . ثم دون ملاحظاتك على ما هو ضروري ومفيد . جـ ـ ضع التقسيمات المبدئية للتقرير وخذ في اعتبارك جمع المعلومات المتجانسةوالتي يربط بينها خط مشترك في جزئية واحدة ثم راجع هذه التقسيمات المبدئية في ضوءالرؤية المتكاملة لها ككل . د ـ حدد التسلسل الذي سيتم تقديم التقسيمات على أساسه ثم رقم رؤوس هذه التقسيماتحتى يمكن الإشارة إليها بسهولة عند مناقشة التقرير . هـ رتب المادة التي جمعتها وراجعها بدقة داخل كل قسم بانتظام بحيث تسمح للقارئبسهولة أن ينتقل من خطوة إلى خطوة في تتابع زمني ومنطقي وبحيث ينتقل مما يعرف إلىما لا يعرف . ز ـ تأكد أن استنتاجاتك ومقترحاتك في مستوى ما تحت يديك من حقائق وعليك أن تحددما إذا كنت ستجمعها في قسم منفصل يمثل الخلاصة النهائية للتقرير أو ستوزعها علىالأقسام المختلفة التي يتضمنها التقرير . مع ملاحظة أن تذكر مقترحاتك وتوصياتك لكل قسم على حدة، ثم تعيد تجميعها بتركيز وإيجاز في قسم مستقل وخاص بها في نهاية التقرير . ح ـ راجع بدقة العنوان الرئيسي للتقرير وكذلك رؤوس التقسيمات الأساسية بحيث لاتتشابه، وبحيث ترتبط فيما بينها في تتابع زمني أو منطقي . كما عليك أن تراجع اللغة والمصطلحات التي كتبت بها التقرير وإن تتأكد من أنها لغة مبهمة وإنك استخدمت المصطلحات المتعارف على استخدامها في مثل هذه الموضوعات . ط ـ استخدم كلما أمكن وسائل الإيضاح المختلفة فقد يكون رسم بياني واضح أفضل كثيرا من كتابة صفحة كاملة . وفي هذا الصدد نورد لك بعض الرسائل الإيضاحية التي قديكون من المفيد الاستعانة بها في تقريرك حسب الموقف الذي يعالجه التقرير .
- الصور الفوتوغرافية - الرسوم التخطيطية، حيث يمكن عن طريقها إظهار الأفكار المعقدة بسرعة وسهولة ووضوح . - الجداول وهي تستخدم عادة لإظهار البيانات الإحصائية وتسهل عمليات المقارنة،وتساعد على سهولة العرض بشكل منظم . - الخرائط - الرسوم البيانية وقد يتحتم استخدامها في الكثير من الأحيان . ي ـ يجب أن تلاحظ إذا ما كنت ستضع ملاحظات في نهاية صفحات التقرير أم لا حيثيتحدد ذلك في ضوء ما إذا كنت سترجع إلى مراجع أعدها غيرك أو إحصاءات وبيانات قامت بإعدادها جهات أخرى . ويجب أن تلاحظ : - عرض مصادر مراجع الاقتباس . - تحديد جهة أو مصدر المعلومات التي استعنت بها . - ذكر تاريخ المعلومات أو المراجع التي استعنت بها . - ادرس مدى إمكانية نقل بعض التفصيلات من أقسام التقرير ( صلب التقرير ) إلىالملاحق .
المرحلة الثالثة : كتابة التقرير:
أ ـ أجزاء التقرير 1 ـ صفحة عنوان التقرير : ويوضح بها رقم التقرير وعنوانه وخطاب الإحالة الذي أعدعلى أساسه التقرير وأسماء مقدمي التقرير وعدد صفحاته والتاريخ، ثم الجهة أو الشخص التي سيوجه إليها التقرير.
2 ـ محتويات التقرير : وتوضح الأقسام والموضوعات المختلفة وقائمة الجداولوالرسوم البيانية والتوجيهية وأماكنها . وقد يلي هذه الصفحة مقدمة تشمل ملخص عامل موضوع التقرير .
3 ـ ملخص التقرير : وهو مختصر لما يحتويه التقرير والغرض منه والإجراءات التي تماتخاذها والنتائج التي تم التوصل إليها والتوصيات التي أعدت على ضوء هذه النتائج هذا ويجب أن نلاحظ أن الغرض من ملخص التقرير هو تقديم خلاصة التقرير بشيء من التركيز وليس وصفا للتقرير حيث أن هناك بعض الأشخاص يقرأون فقط الملخص .
4 ـ النتائج : ويتم فيها مناقشة وعرض النتائج التي أمكن الوصول إليها من واقعالبيانات والحقائق والآراء التي تم جمعها وتحليلها مع عرض تفصيلي لها وللأسس التي وضعت عليها التوصيات .
5 ـ التوصيات : وتشمل كل التوصيات التي أمكن الوصول إليها ومبررات وضعها وماتغطيه من احتياجات.
6 ـ التقرير التفصيلي : وهو يمثل جسم التقرير ويشمل الخطوات التي أدت إلىالنتائج والتوصيات .
7 ـ الملاحق : وتضم جميع الملاحق التي ورد ذكرها في التقرير . هذا ويجب ملاحظة أن الهيكل السابق ليس هو الهيكل المفروض إتباعه في إعداد كل التقارير فقد يختلف الهيكل تبعا لطبيعة التقرير واختلاف الموقف الذي يعالجه فعلى سبيل المثال قد يسبق التقرير التفصيلي ( جسم التقرير ) النتائج والتوصيات كما في حالة صعوبة استيعاب أوفهم النتائج دون الإطلاع ودراسة التقرير التفصيلي
ب ـ الأسلوب : قرر أي نمط سوف يكون عليه أسلوب كتابتك، السرد المنطقي، الفقراتا لمتصلة، الفقرات المنفصلة، التسلسل من خلال نقاط مرقمة . مع ملاحظة أن أي من الأنماط السابقة لابد أن يعتمد على التتابع المنطقي للأحداث أو الأفكار أو الحقائق والمعلومات . كما يجب أن تلاحظ أسلوب كتابتك للتقارير العلمية والفنية وتقاريرالأعمال لابد وأن يكون بلغة متزنة تبتعد عن المبالغة أو الإفراط في التشبيهاتا لأدبية . جـ ـ الترتيب والتنسيق : يجب أن تراعي مساعدة قارئ التقرير بتمييز وترقيم المقاطع والأجزاء المختلفة داخل كل قسم، مع الأخذ في الاعتبار أن هذا الترقيم سيكونمنفصلا في حد ذاته عن أي تقسيم آخر للتقريرمن حيث تقسيمه إلى أقسام أو أجزاء أوفصول فالترقيم الذي نقصده هنا هو تقسيم داخلي في أقسام التقرير . د ـ وسائل الإيضاح : فكر في أنسب وسائل الإيضاح التي يمكن أن تستخدمها أثناء الكتابة، بحيث يكون الارتباط بين وسيلة الإيضاح المستخدمة والمادة المكتوبة قوياولا يتأتى ذلك إلا من خلال دراسة الوسيلة المناسبة للتعبير عن الفكرة المكتوبة . هـ ـ مقدمة التقرير : كما سبق وإن ذكرنا أن التقرير سوف يحتاج إلى مقدمة وهيتكتب عادة بعد الانتهاء من كتابة التقرير وإعداده وتذكر أن هذه المقدمة يجب ألا تتضمن أية تفاصيل واردة في أقسام التقرير أو ملحقاته .
هذا ويجب أن تشمل مقدمة التقرير ما يلي : - اسم الشخص الذي يرسل إليه التقرير، أو أسماء من سيرسل إليهم التقرير إذا كانسيتم إرساله إلى أكثر من شخص، حيث توضع أسمائهم بالترتيب وفقا لمستواهم الوظيفي . - تاريخ التقرير . - موضوع التقرير . وإبعاده، ومكوناته، وهدفه . - بعض المعلومات المختصرة عن تطور الأحداث التي أدت إلى وجود المشكلة الحاضرةالتي يعالجها التقرير .
- أهم النتائج والتوصيات التي يعرضها التقرير . - أقسام التقرير ومنطقية وكيفية ترتيبها . - التعبيرات التي استخدمها للدلالة على معاني خاصة وردت في التقرير ومن المهم أنتجعل مقدمة التقرير مشوقة بقدر الإمكان . وذلك بإظهار بعض النقاط ذات المدلول المالي والمعملي . و ـ كتابة أقسام التقرير والمرفقات : من الأفضل أن تكتب كل جزء من التقرير علىحدة بمعنى أن تركز على كتابة قسم واحد أو مرفق واحد من التقرير في وقت واحد إذا كانذلك ممكنا وذلك حتى تنساب الأفكار في تتابع خلال الوقت دون انقطاع .
هذا ومن الأفضل أيضا أن تراعي النقاط التالية عند كتابة كل جزء . - اذكر الحقائق والآراء التي تم الحصول عليها وتحديد مصدرها . - حلل هذه الحقائق والآراء . - حدد نتائج هذا التحليل . - حدد التوصيات المترتبة على هذه النتائج . - أشر إلى المادة التي شملتها المرفقات وصفها باختصار .
ز ـ الخلاصة أو الخاتمة : يجب أن تتناول الخاتمة كل أو بعض النقاط التالية :
- ملخص موجز لما ورد في أقسام التقرير . - ملخص موجز للنتائج والتوصيات . - ذكر القرارات الواجبة الاتخاذ بوضوح كنتيجة للتوصيات وكذلك الأشخاص الذين عليهم إصدار هذه القرارات . - ذكر الدراسات اللازمة الأشكال إذا كان الموقف يتطلب ذلك . ح ـ قائمة المراجع : يجب أن يتضمن تقريرك قائمة المراجع التي أمدتك بالحقائق والمعلومات.
المرحلة الرابعة : المراجعة :
بعد انتهاؤك من كتابة مسودات التقرير اتركها جانبا لمدة يوم أو يومين إذا كانالوقت يسمح بذلك . ثم ارجع إليها وتناولها بنظرة إنتقادية موضوعية كما لو كان شخصآخر هو الذي قام بإعدادها . ثم قم بعد ذلك بتحديد كيفية كتابة التقرير على الآلة الكاتبة وذاك بالتحديد المسبق لما يلي : - نوع وحجم الورق المستخدم . - المسافات التي ستترك بين السطور وبعضها . - حجم المساحة المكتوبة داخل الورقة ( الهوامش المتروكة على جوانب الصفحة) . - العناوين الرئيسية التي ستكتب في وسط الصفحات، والعناوين الجانبية . - الخطوط والأقواس التي ستوضع للعناوين الرئيسية والجانبية . - كيفية تنفيذ الرسوم والإيضاحات . - عدد الصور المطلوبة . - الشكل النهائي ( التجليد) .
إعداد المهندس: صلاح يحيى