تحليل و معالجة قواعد البيانات تخطيط للمشروع : مخططات Gantt و PERT البيانية مخططات Gantt يعدّ مخطط Gantt أحد أدوات تخطيط المشاريع، حيث يقوم بإظهار المهام بشكل بياني، كالتقويم مثلاً. هذا، وتعتبر مخططات Gantt نمطاً من أنماط خطوط الزمن، أو الجداول الزمنية التي تأخذ بعين الاعتبار جميع المهام المراد إنجازها في المشروع. وقد سميت هذه المخططات كناية للعالم Henry Gantt الذي طورها في أواخر القرن التاسع عشر، وتبين هذه المخططات متى تبدأ المهام، ومتى تنتهي، كما وتظهر فعاليات المشروع بشكل أشرطة تتناسب أطوالها مع مدة الفعالية، وترتبط بالإطار الزمني مباشرة. تحتل كل مهمة في مخطط Gantt سطراً واحداً، وتظهر التواريخ في الأعلى كأيام، وأسابيع، أو اشهر، وذلك حسب المدة الكلية للمشروع. ويتم تمثيل الوقت المتوقع لكل مهمة بشريط أفقي تعلم نهايته اليسرى البداية المتوقعة للمهمة، في حين تعلم نهايته اليمنى تاريخ اتمام المهمة المتوقع. تسهل مخططات Gantt معرفة كيفية تداخل الفعاليات أو حدوثها على التوازي ومعرفة حالة كل فعالية في أية لحظة. وتظهر معالم المشروع بشكل مثلثات مقلوبة أو معينات، ويجب أن يكون لكل مرحلة من الشروع معلم واحد على الأقل. توفر المعالم نقاطاً يمكن مراجعة تقدم المشروع عندها. ويمكن لدى الحاجة إجراء تعديلات على جدول المشروع الزمني أو موارده، وذلك للحفاظ على سير المشروع. تتمتع مخططات Gantt بالوضوح وسهولة الفهم. كما أنها أيضا سهلة البناء وتعد أكثر الأدوات شيوعاً بين مدراء المشاريع في كافة المشاريع، باستثناء تلك المعقدة منها. تولد الحزم البرمجية مثل Microsoft Project مخططات Gantt معقدة للغاية تظهر بوضوح العلاقات الاتكالية بين الفعاليات.
يمكن أن تكون العلاقات الاتكالية:
- البداية إلى النهاية: لايمكن البدء بالفعالية لغاية انتهاء الفعاليات المرتبطة بها.
- البداية إلى البداية: لايمكن البدء بالفعالية لغاية بدء الفعالية المرتبطة بها.
ويمكن أن تتداخل الفعاليات أيضاً؛ ويدعى هذا بزمن التقديم.
وفي بعض الأحيان لايمكن للفعالية أن تبدأ بعد انتهاء الفعالية المتعلقة بها مباشرة؛ فغالباً ما يحدث هذا بسبب الفعاليات والموارد الخارجية بالنسبة للمشروع، كالتأخر في تسليم البضائع أو المواد. يدعى هذا بزمن التأخير.
تعقب التقدم
يمكن تعقب التقدم بسهولة باستخدام مخططات Gantt. ومع تقدم المشروع، يتم تحديث مخططات Ganttوذلك بتظليل الأشرطة لتبلغ الطول المتناسب مع كمية العمل المنجز ضمن الفعالية. ويمكّن هذا من مقارنة التقدم الفعلي مع الجدول الزمني المخطط له.
يعطي الخط العمودي على امتداد المخطط والذي يشير إلى التاريخ الحالي، صورة عن حالة المشروع. تتوضع الفعاليات المنجزة إلى يسار الخط، ويجب أن تكون ملونة بالكامل. أما الفعاليات التي لم تبدأ بعد، فتتوضع إلى يمين الخط.
المزايا
سهولة الرسم
سهولة الفهم
توضح المدة الزمنية للمهمة
تبين علاقة المهمة الاتكالية
تتوافق مع أزمنة التقديم والتأخير
يمكنها تعقب تقدم المشروع
سهولة التعديل والصيانة
تدعمها برمجيات إدارة المشاريع
أكثر الطرق استخداماً
المساوئ
لا تحدد المسارات الحرجة بشكل واضح
يمكن إهمال المهام الأكثر اهمية
مخططات PERT البيانية
تعتبر مخططات PERT البيانية طريقة بديلة لعرض معلومات المشروع. وكلمة PERT هي اختصار “لتقنية تقييم ومراجعة البرامج”: Program Evaluation & Review Technique، وتعرض هذه الطريقة المشروع كشبكة من الأحداث أو الفعاليات.
تأخذ مخططات PERT المهام من مخططات Ganttوتعرضها بشكل مخطط تدفقي يحدد محوره الأفقي الفترات الزمنية. ويتم تمثيل الفعاليات بصناديق تظهر اسم المهمة، ورقمها، ومدتها الزمنية، وتاريخي البدء والانتهاء. يمكن دمج الصناديق بخطوط تدل على العلاقة بين الفعاليات.
يظهر مخطط PERT تدفق المشروع ويسهل تحديد المسارات الحرجة والمهام ذات الزمن البطيء. ويتم رسم مخططات PERT على ورقة مسطرة، وقد يكون مخطط PERT لمشروع كبير ضخماً جداً، لذا، فغالباً مايتم تجزئة المشروع إلى أجزاء أصغر.
المزايا
سهولة الفهم
تبين علاقة المهمة الاتكالية
يمكنها تعقب تقدم المشروع
تدعمها برمجيات إدارة المشاريع
تعلم المسارات الحرجة
تناسب عدداً كبيراً من المشاريع المتنوعة
المساوئ
قد تعطي تقديرات مفرطة التفاؤل
قد تؤدي إلى تأكيد مفرط للمهام الحرجة على حساب باقي المهام
تعاني من صعوبات في أزمنة التقديم والتأخير
لا تستخدم كثيراً في الحياة العملية
أسلوب بيرت P.E.R.T :
هو اختصار للتعبير الإنجليزي
Program Evaluation & Review Technology
ويعني تقنية مراجعة وتقويم البرامج ويعرف بأنه أسلوب تحليلي من الأساليب الشبكية في بحوث العمليات يتم من خلاله عرض إحداث وأنشطة البرنامج في بيانات مرتبة حسب تتابعها مع حساب الوقت لكل نشاط .
المسار الحرج : Critical Path Method :
نعريفه: هو شبكة أعمال تعتمد على التخطيط وبناء البرامج من اجل إتمامها مرة واحدة ويحدد فيها تقديرات الوقت ويكون أطول مسار خلال الشبكة هو المسار الحرج.
كما يعرف بأنه المسار الذي يحتاج إلى أقصى زمن ممكن لسير الشبكة من حدث البداية إلى حدث النهاية .
النشاط : Activity:
هو مهمة معينة يريد أن يقوم بها المخطط في وقت معين وزمن محدد .
الحدث Event:
هو الوصول إلى النشاط المطلوب اعتبارا من نقطة زمنية محددة.
و أن أسلوب بيرت PERT هو ترجمة للجملة الإنجليزية ويعني أسلوب تقويم ومتابعة البرامج والمشروعات. وانتشر استخدام هذا الأسلوب في الخمسينات في المجال العسكري وظهر بداية ضمن أساليب بحوث العمليات ثم تميز كتقنية حديثة من تقنيات التخطيط مستقلا بذاته ومنتقلا إلى ميدان العلوم الصناعية ومنها التخطيط الصناعى .
وأساس أسلوب بيرت هو تصور علاقات تتابعية بين النشاطات المختلفة للوصول إلى الهدف النهائي ويكون في صورة شبكة .
و أن أسلوب بيرت هو أول نظام شبكي استخدم بشكل جماعي عن طريق مكتب المشروعات الخاصة بالبحرية الأمريكية وممثلين لمؤسسات للمقاولات واستشاريين من مؤسستي Booz Allemand Hamilton & Lockheed Aircraft Corporation وقد قام بتصميمها عام 1958 وعملت في إطار نظام للتخطيط والمراقبة لإنتاج صاروخ بولاريس وأدى استخدام هذه التقنية إلى توفير وقت يقدر بعامين ، وقد قاد نجاح استخدام بيرت إلى تبني استخدامه في مشاريع أخرى تحت إشراف قسم الدفاع الأمريكي.
ومع بداية الستينات ظهرت طرق أخرى كالمسار الحرج عام 1957 م على يد مهندسين (مورجان وكيللي ) يعملان في شركة Dupont وقد ربحت الشركة أكثر من مليون جنيه دون أية تكاليف إضافية ، وبدأ استخدام الأسلوبين معا (cpm,pert ) عن طريق شركة فورد للسيارات وجنرال موتورز وبل للتلفونات وبعض المؤسسات الخاصة ، ثم انتشر استخدام أسلوب بيرت في العديد من المجالات كان اسبقها مجال الإدارة وخاصة في عمليتي التخطيط والرقابة من حيث تقدير احتياجات المشروع من الموارد المادية والبشرية في جميع مراحل التنفيذ ، واخذ العلاقات المنطقية بين مراحل المشروع ، ومتابعة العمليات الهامة والأساسية في المشروع ، وتبادل المعلومات بين المراحل المختلفة للمشروع وتحديد مسئوليات المشرفين ، كما استخدم في مجالات كثيرة.
وتطور هذا الأسلوب تحت ما يسمى التحليل الشبكي تمييزا للمراحل والعمليات التي تؤلف شبكة تبين الارتباطات بين المراحل والعمليات ومختلف الأنشطة ولذلك أطلق على هذا الأسلوب البرمجة الشبكية .
أهمية أسلوب تقويم ومتابعة البرامج ( بيرت ) :
أن هذا الأسلوب نال اهتماما واسعا من قبل الشركات والمؤسسات الصناعية حتى أن الحكومة الفيدرالية الأمريكية والشركات الكبيرة كانتا تشترط على الموردين والمقاولين أن يرفقوا شبكة بيرت في العطاءات المقدمة منهم لتنفيذ المشروعات كمستند أساسي مع المستندات الأخرى. ومن جانب آخر مشبر إلى أهمية شبكات بيرت كونها تعد أداة طيعة وواسعة المهام حيث تستخدم في مختلف المشاريع سواء كانت كبيرة أو صغيرة ، معقدة أو بسيطة ، بالإضافة إلى أنها تتكيف مع مختلف الظروف الاجتماعية والاقتصادية مع إمكانية استخدام مختلف المستويات والأساليب الإحصائية والنماذج الرياضية والنماذج ، كما أنها تقنية علمية عملية لاتخاذ القرارات الهامة لتخطيط وتنفيذ المشروعات .
ويعتبر أسلوب بيرت أكثر ملاءمة لعمليات التصنيع الأنتاجية وأكثر حاجة للتخطيط الصناعى.
أهداف أسلوب تقويم ومتابعة البرامج ( بيرت )
يهدف هذا الأسلوب إلى تخطيط البرامج وتقييمها ومتابعتها بغية معرفة أفضل الطرق المؤدية إلى كفاية أعلى. كما يساعد على تحليل وتقييم المشروعات وتخطيطها ومراجعتها ، وحل المسائل التنظيمية والتطبيقية المعقدة في الأعمال والمشاريع المختلفة .
- ومن أهداف أسلوب تقويم ومراجعة البرنامج (بيرت) :
§ مساعدة الإدارة في اتباع التخطيط العلمي للبرامج طويلة المدى .
§ مساعدة الإدارة في اتخاذ القرارات فيما يتصل باحتمالات التنفيذ، وبدائل الاستفادة من الموارد المادية والبشرية والإمكانيات المالية المتاحة بغرض استخدامها بكفاية وفاعلية .
§ إظهار الأعمال الجزئية التي تؤثر في العمليات ككل مما يمكن الإدارة أن توليها عناية خاصة.
ويوجد بعض أهداف أخرى لأسلوب بيرت في النقاط التالية :
§ تحديد وتنظيم ما ينبغي أن يقوم به لبلوغ أهداف معينة في زمن معين
§ يساعد هذا الأسلوب على اتخاذ قرارات رشيدة ( عقلنة القرارات )
§ يقدم معلومات إحصائية عن مدى اليقين في القيام بالعديد من المهمات
§ يعين الإدارة على تحديد المشكلات التي تتطلب حلولا وأساليب العمل التي تيسر التنفيذ في الأوقات المحددة .
§ يساعد الإدارة في الكشف عن المشاكل والانحرافات والأخطاء ( الاختناقات ) في حينها ليتم تصحيحها في الوقت المناسب وقبل استفحالها.
§ تزويد الإدارة بتقارير دقيقة وواضحة ومستمرة عن سير العمل .
§ مساعد ة الإدارة في تحسين الرقابة الإدارية أثناء التنفيذ .
§ مساعدة الإدارة في تحديد احتمالات إنهاء المشروع (البرنامج ) ككل في الوقت المحدد .
المراحل الأساسية لأسلوب تقويم ومتابعة البرامج ( بيرت )
المراحل الأساسية التي يجب اتباعها عند استخدام أسلوب (بيرت) وهي تتمثل في المراحل التالية :
أولا : مرحلة التخطيط
بعد تحديد المشروع المراد تنفيذه وفقا لأسلوب بيرت وتحديد الهدف النهائي تحديدا دقيقا يتم القيام بالخطوات التالية :
- تقسيم المشروع إلى عدد من المراحل التي تبين العمليات والأنشطة التفصيلية التي توضع في كشف بمراحل العمل وتحديد العلاقات فيما بينها
- بناء الشبكة وهي النموذج الذي يوضح النشاطات والأعمال اللازم القيام بها لتنفيذ المشروع.
- وضع الأنشطة والعمليات المراد القيام بها في نقاط متسلسلة مرتبة منطقيا وعمليا ويرمز للمراحل بشكل توضيحي مكون من دوائر ويرمز للأنشطة بأسهم والأرقام الموضوعة في دوائر تعبر عن الأحداث ، أما الأرقام المكتوبة فوق الأسهم فإنها تعبر عن الزمن المقدر للقيام بكل نشاط بالأسابيع.
- وضع تقدير للزمن الذي يتطلبه إنجاز أي عمل أو عملية دونما أي تأثير على موعد تنفيذ المشروع .
وطريقة الشبكات في التخطيط تمتاز بأنها تجبر المخطط على الأخذ بتفاصيل التخطيط ولابد أن يركز المخطط على تحديد العلاقات المتبادلة التي تعتبر شيئا هاما في سلسلة الأحداث.
ثانيا : مرحلة التحليل والتوقيت:
وتتضمن هذه المرحلة تحليل الموارد من حيث إمكانية توافرها كما وكيفا وكذلك تحليل التكاليف من حيث تكلفة إنجاز كل عملية أو نشاط على حدة والاختيار بين البدائل المتاحة بما يضمن إنجاز المشروع بأقل تكلفة واقصر وقت .
وكذلك يتم تقدير الزمن المتوقع لإنجاز كل نشاط أو عملية على حدة ، أما الزمن الإجمالي للمشروع فيمكن تحديده بعد احتساب الزمن المتوقع لكل نشاط على الشبكة وبمجموع هذه الأزمنة نحصل على الزمن الكلي للبرنامج أو المشروع ، كما أن استخدام المسار الحرج الذي يعتبر أطول مسار في شبكة النشاطات من حيث بداية المشروع إلى نهايته يساعد عند تنفيذ مراحل المشروع على تركيز الجهود نحو المراحل أو الأنشطة الأكثر أهمية لتنفيذ المشروع ، ومعرفة نقطة الضعف أو التأثير في النشاط على الأنشطة الأخرى.
مهندس صلاح يحيى