[COLOR=“Navy”][SIZE=“4”]كيفية القياس واجراء الرقابة فى الموقع
• خطوات الرقابة:
تتطلب وظيفة الرقابة القيام بثلاث خطوات أساسية وهى:
- وضع المعايير.
- قياس الأداء.
- تصحيح الأنحرافات.
وهذه الخطوات يمكن أستخدامها فى أى مجال من مجالات الرقابة مثل الرقابة على الأموال، الأجراءات ، الروح المعنوية ، وجودة المنتجات … الخ.
أولا : وضع المعايير:
من المنطقى أن أول خطوة فى عملية الرقابة هى وضع الخطط لأن وضع الخطط تختلف فى درجة تفاصيلها وتعقيدها ، ونظرا لأن المديرين لا يستطيعون ملاحظة كل شيئ فأنه يجب أن توضع معايير . والمعيار هو نموذج أو مستوى الأداء المرغوب تحقيقة. وقد يعبر عن المعايير بمصطلحات مثل جودة المنتج ، الأرباح المكتسبة، المصاريف المستحقة ، معدل الأنتاج المرفوض ، عدد شكاوى العملاء، ونسبة الغياب ، والمعايير هى الأهداف المطلوب تحقيقها من الأداء. ويمكن تقسيم معايير الأداء الى نوعين :
- معايير كمية .
- معايير نوعية.
- المعايير الكمية " Quantitative :
وهى المعايير التى يمكن التعبير عنها فى صورة رقمية مثل النقود ، الوقت ، النسب ، والمسافة ، وغيرها. وتتميز المعايير الكمية بأنها محددة بصورة مقبولة ، ويمكن قياسها وفهمها بسهولة .
- المعايير النوعية Quantitative Standards :
من الواضح انه يصعب قياس كل أنشطة المشروع بصورة كمية فليست كل المعايير يمكن التعبير عنها بالوقت. هى معايير ضخصية . ومثال ذلك يتوقع من كل العاملين أن يكنوا الولاء للمشروع، أن يعتبروا أنفسهم أعضاء فى فريق يعمل بتعاون وفاعلية ، وأن يظهروا بمظهر نظيف. وفى كل التعاملات مع المستهلك، يجب على الموظفين أن يظهروا مشاعر ايجابية نحوه ويعملوا على اخفاء مشاعر العداء . وكل هذه المعايير شخصية يختلف تقييمها من شخص الى آخر فقد يقوم مديرون بالتقييم، ويتضح أن لهم آراء مختلفة حول خصائص الولاء ، التعاون، المظهر النظيف، أو المشاعر الأيجابية، مما ينتج عنه نتائج تقييم مختلفة ، وبالتالى يصعب تطبيقها . ومن الأنشطة التى يصعب وضع معايير كمية لها نشاط ادارة البحوث فاذا فرضنا أن شركتين قد قررتا أن تدخل فى مجال أنتاج الحلوى . ترى أدارة الشركة (أ) أن هدفها هو تسويق الحلوى للشريحة التسويقية من المستهلكين التى تتصف بالدخل المتوسط ، وعدم التركيز على قيمة الحلوى الغذائية ، أو مدى تأثيرها على الصحة ، والأهتمام بالسعر . فقد تضع أدارة الشركة فى هذه الحالة مستوى متوسطا أو منخفضا من الجودة.
أما الشركة (ب) فهى تختار الشريحة التسويقية التى يتصف فيها المستهلكون بالتميز والتفضيل لأطعمة معينة بالتركيز على القيمة الغذائية وعدم الأهتمام النسبى بالسعر. فمن المحتمل أن تقرر الأدارة فى هذه الشريحة أن جودة الحلوى يجب أن تكون عالية أو عالية جدا. وفى كل من الشركتين فأن المعيار الكلى للمنتج يحدد الأشادات للمعايير الأخرى فى أمور مثل مكونات المنتج، العمليات الأنتاجية، أو عمليات التوزيع.
ثانيا: قياس الأداء:
والخطوة الثانية من خطوات الرقابة هى قياس الأداء الفعلى ومقارنته بالأداء المعيارى . فمعيار الأداء الذى تم وضعه فى الخطوة الأولى لا يخدم أى غرض الأ اذا قورن بالأداء الفعلى فأذا وضع معيار لتكلفة الوحدة ومقدارها 10 جنيه ، فهذا المعيار لا قيمة له أذا لم يتم قياس التكلفة الفعلية للوحدة بعد الأنتاج . فأذا فرضنا ان التكلفة الفعلية 12 جنيه ،فبمقارنة التكلفة المعيارية مع التكلفة الفعلية نجد أنحرافا قدرة +2 جنيه. وهذا بدورة يتطلب أجراءا تصحيحيا ( الخطوة الثالثة فى الرقابة ) فقياس الأداء يساعد المدير على أكتشاف الأنحراف أذا وجد.
ومن الناحية المثالية، يجب أن توضع المعايير لكل أنشطة المشروع. وأن كل نشاط يجب قياسه ومقارنته بالمعيار الموضوع . ومع ذلك فمن الناحية العملية ، فأنه يستحيل أقتصاديا أن نقيس أداء كل شئ فى المشروع والأ كانت تكاليف الرقابة أكبر بكثير من الفوائد التى تعود على المشروع منها. ولذلك تقتصر الأدارة على أختيار نقط رقابية أستراتيجية لقياس أداء الأنشطة الضرورية فى المشروع . ومن أمثلة الرقابة الأستراتيجية : الدخل ، التكاليف، المخزون، جودة المنتج، الغياب ، الأمن.
ويعتبر تقييم وقياس الأداء من متممات عملية الرقابة وهي تتم بعد كل مرحلة من مراحلها ، وتتمثل في إبداء الرأي العام إذا ما كان العمل المنجز بصفة عامة قد تم بطريقة مرضية أم لا ، مع الأخذ في الاعتبار نواحي الإيجاب ونواحي القصور التي حدثت ، ثم اتخاذ مجموعة من التوصيات والإرشادات التي من شأنها تنمية نواحي الخير ومعالجة نواحي التقصير ، وكذلك التوصية بالثواب والعقاب .
ولا يجوز الاعتقاد أن عملية تقييم الأداء منفصلة عن عملية الرقابة ، أو أنها تتم في مراحلها النهائية منها بل هي ملازمة لكل جزئية من جزئيات الرقابة ، وهي أساس اتخاذ القرارات المصححة.
ثالثا: اتخاذ الأجراءات التصحيحية:
وهى الخطوة الثالثة من خطوات الرقابة بعد وضع معايير الأداء وقياس الأداء الفعلى ومقارنته بالأداء المعيارى . فأذا تبين أن المقارنة وجود انحراف ما فيجب تحليله واتخاذ الأجراءات التصحيحية المناسبة. ويلاحظ أن جزءا كبيرا من وظيفة المدير تقوم على محاولته تصحيح ما يظهر من أخطاء فى العمل.
وقد يتكلف تصحيح الأخطاء اتخاذ اجراءات بسيطة مثل ضبط آله أو أعطاء تعليمات للعاملين عن كيفية أداء العمل بطريقة صحيحة. وقد يتضمن تصحيح الأنحرافات اتخاذ اجراءات فى غاية التعقيد مثل محاولة تحويل المشروع الخاسر الى مشروع يحقق أرباحا . من السهل أكتشاف أن رقم المبيعات الفعلى أقل من التقديرى ( المعيارى ) . أو أن التكاليف تزيد عن ما هو مقررفى الميزانية. ولكن نصحيح هذه الأنحرافات غالبا ما يكون فى غاية الصعوبة.
ومن المفروض أن الخطط تتضمن الأجراءات التصحيحية . فالقاعدة وهى أبسط أنواع الخطط يمكن أن تكتب لتشمل الأجراء التصحيحي فى حالة الأنحراف عن القاعدة . فقد تضع الأدارة قاعدة تقرر أنه يجب تفتيش الحقائب التى يحملها العاملون قبل مغادرة المصنع. وسوف يترتب على عدم السماح بالتفتيش مصادرة الحقيبة لتفتيشها وانهاء خدمة العامل. وهذه القاعدة تتضمن أجراء تصحيحيا فى حالة مخالفة القاعدة وهو المصادرة وفصل العامل والسياسات . وهى شكل أخر من من الخطط – قد يتضمن أيضا اجراءات تصحيحية فمثلا قد تقررالسياسة الأتى " عندما يتجاوز العميل تسعين يوما فى سداد مديونياته ، لا يسمح له بأى ائتمان أضافى حتى يتم مراجعة ملفه " . وفى هذه الحالة فأن جزءا من الأجراء التصحيحى مكتوب فى السياسة ( عدم السماح بأتمان أضافى ) وجزء آخر يترك لتقدير الأدارة (مراجعه الملف) وبالرغم من ملاءمة وبساطة كتابة الأجراءات التصحيحية أثناء أعداد الخطط فأنها يجب أن لا توضع بطريقة تحكمية بحيث يراعى دائما دراسة الخبرة السابقة. والنتائج المحتملة لها. وغاليا ما تكتب الأجراءات التصحيحيى فى صلب الخطط بالنسبة للمواقف الروتينية المتوقع حدوثها مثل الغياب ، تعطل الآلة ، والأداء غير المرضى للعامل.
[/size][/color]