وضع ميثاق المشروع- DEVELOP PROJECT CHARTER

إنها الوثيقة الخاصة، والمرجع المقدس لمديري المشروعات المحترفين الذي لا يقبلون أن يمارسوا دورهم وصلاحياتهم من دونه. إنها الوثيقة الغامضة التي تساءل الكثيرون لماذا نحتاجها وما هي وكيف نكتبها، بل حتى اختلفوا في ترجمتها فمنهم من قال هي الميثاق ومنهم من قال هي الوثيقة الأساسية ومنهم من قال غير ذلك.

ولتبسيط الأمور دعونا نفترض أننا قد فزنا بمناقصة، أو جاءنا مشروع بالأمر المباشر، فقامت الإدارة العليا بتكليفك بإدارة هذا المشروع، فكيف يتم ذلك يا ترى؟ هل يكفي الأمر الشفهي ليعطيك السلطة بمباشرة عملك كمدير مشروع؟ من يسمح لك بالبدء باستخدام موارد المؤسسة المادية والمعنوية؟ ما هي الوثيقة التي صرحت لك بذلك؟ لا بد من وجود وثيقة، هذه الوثيقة هي التي نسميها Project Charter، وقد تكون هذه الوثيقة موجودة بشكل أو بآخر، فعلى سبيل المثال إذا قمنا بتوقيع عقد مع العميل فهذا العقد بمثابة Charter لأنه أعطاك الإذن، وأعطاك التصريح بالبدء بالمشروع، وممارسة عملك كمدير مشروع. وكمثال آخر، هناك بعض الشركات التي تستخدم وثيقة يطلق عليها “أمر مباشرة” أو “أمر تكليف”، فأمر التكليف وأمر المباشرة في الشركات التي تستخدمه هو أيضا بمثابة Charter الذي يعطيك الإذن بإطلاق المشروع، وهو الذي يعطيك صلاحياتك كمدير مشروع، فإذن هذا أيضا بمثابة Charter. قد يكون له أسماء مختلفة لكن في النهاية هي الوثيقة التي تعطي الصلاحية بإطلاق المشروع، وتعطيك صلاحياتك لممارسة مهامك كمدير مشروع، ومن الطبيعي أن يتضمن ميثاق المشروع بعض المعلومات الأساسية الأخرى التي سنتناولها لاحقًا.

ما هي مدخلات عملية وضع ميثاق المشروع Develop Project Charter؟

المدخلات Inputs هي الأمور التي يجب أن آخذها في عين الاعتبار، ما هي الأمور التي يجب أن تكون متوفرة لدينا لكي أستطيع أن أبدأ هذه العملية؟ الآن أريد أن أكتب ميثاق مشروع، أو أمر المباشرة، أو أمر التكليف، فما المفروض أن يكون موجودًا عندي، ما هي الأشياء التي يمكنني أن استعين بها؟

  • بيان العمل الخاص بالمشروع Project Statement of Work SOW

خاصة إن كان المشروع بالتعاقد المباشر، قد تتفق أنت والعميل أن تقوم ببناء فيلا له، أو أن تقوم بتركيب شبكة له، أو أن تقوم ببرمجة موقع إلكتروني Website له، فغالبا هو عندما طلب منك هذا، أعطاك وصفًا، يعطيك بنود الأعمال Statement of Work وأحيانا يسمونها جدول بنود الأعمال أو وصف عن العمل أو ما إلى ذلك، فإن أمدني به العميل فهو من الأشياء التي يمكن ان أستخدم بعض المعلومات الموجودة به لكي أستطيع أن اكتب ميثاق المشروع Project Charter، بمعنى أنني آخذه وأراجعه وأنظر في المعلومات الموجودة به قبل أن أضع ميثاق المشروع Project Charter.

  • الحاجة من المشروع Business Case

لماذا تريد أن تطلق هذا المشروع؟ أو ما هي المشكلة التي يهدف المشروع إلى حلها؟

على سبيل المثال، تم تقديم اقتراحين للإدارة في الشركة، الاقتراح الأول أن نقوم بتمديد شبكة تربط بين أجهزة الموظفين، الاقتراح الثاني أن نقوم ببناء موقع إلكتروني website للشركة، هذا مشروع، وهذا مشروع آخر. لكن الإدارة لديها ميزانية تكفي لواحد من المشروعين فقط، كيف تتخذ الإدارة قرارها؟

تطلب منك أن تشرح لها الـ Business Case أي القضية التي يدافع عنها المشروع، بمعنى تقول لك إن لم نركب الشبكة التي تربط بين أجهزة الموظفين ما الذي سيحدث؟ فتقول لهم مثلا تأخر في تنفيذ العمل، لا يوجد تواصل بين الموظفين، لا يوجد تشارك بيانات، لا يوجد تشارك معلومات، هذا يؤدي إلى ضعف الإنتاج، هذا يؤدي إلى تأخر الإنتاج، هذا يؤدي إلى أخطاء في العمل، إلخ. انت الآن تشرح الـ Business Case أي الجانب السلبي الذي نريد أن نتخلص منه بإطلاق المشروع.

يقول لك عن الموقع الإلكتروني ما هي الـ Business Case؟ ‏إذا لم نقم ببناء هذا Website ما الذي يحدث؟ تقول له سيكون هناك صعوبة في وصول العملاء إلينا فلا يعلمون كيف يصلون إلينا، لا توجد معلومات عنا، لا يوجد موقع إلكتروني يستطيعون الوصول إليه، ورؤية منتجاتنا، وهذا يؤدي إلى انخفاض مبيعاتنا، هذا يؤدي إلى أن البراند الخاصة بنا ضعيفة. أما الهدف فيكون الشيء المعاكس، الهدف هو أن نقوي البراند، الهدف أن نزيد المبيعات، الهدف هو أن نحسن الإنتاجية، الهدف أن نسهل التواصل بين الموظفين، إذن الـ Business Case تتعاكس مع الـ Business Objective.

إذن الـ Business Case هي قضيتك؟ ما هو الشيء السلبي الذي تريد أن تتخلص منه؟ أما الـ Business Objective فما هي أهداف الشركة أو المؤسسة من إطلاق المشروع.

انتبه لهذا السؤال لأنه يتكرر كثيرا خاصة في المقابلات، خاصة إن كنت مجتمعا مع الإدارة العليا، قد تسمع هذا المصطلح كثيرا، يقول لك ما هي الـ Business Case؟ لماذا؟ ما هي المشكلة الموجودة عندك ونريد أن نتخلص منها؟ ما هو الشيء السلبي؟ فانتبه لهذا المصطلح.

كذلك أثناء كتابة ميثاق المشروع Project Charter لابد لي كمدير مشروع من شرح الـ Business Case بشكل مفصل وشكل كافٍ، لأنه بناءً على الـ Business Case كما ذكرنا سوف تتخذ الإدارة قرارها، إذا اقتنعوا بـ Business Case التي عرضتها، سوف يوافقون لك على ميثاق المشروع Project Charter ويقولون لك وافقنا على المشروع، واستلم صلاحياتك كمدير مشروع، أما إذا كانت الـ Business Case ‏المقدمة ضعيفة، لم يجدوا فائدة من المشروع المقترح، لم يقتنعوا بذلك المشروع، لم يجدوا أن المشكلة التي تتحدث عنها مشكلة حقيقية، يقولون لك لم نوافق على ميثاق المشروع، وقم بتأجيل المشروع، أو إلغاؤه، فإذن الـ Business Case من أهم الأمور التي يجب أن تدرج في ميثاق المشروع Project Charter.

  • الاتفاقيات Agreements

إذا كنا نقوم بهذا المشروع مثلا بالتعاون مع شركات أخرى، أو مع شركاء آخرين، فأي اتفاقيات يجب أيضا أن نأخذها بعين الاعتبار، وتفاصيل هذه الاتفاقيات يجب أن نوضحها في ميثاق المشروع Project Charter.

النقطة الرابعة والخامسة هما شيئان يجب دائما عليك كمدير مشروع أن تأخذهما في عين الاعتبار وهما:

  • العوامل البيئية والمؤسساتية Enterprise Environmental Factors

العوامل البيئية والمؤسساتية التي تحيط بالمشروع EEF أي ما هي العوامل الداخلية والخارجية التي تؤثر على فرص نجاح المشروع؟ مثل البنية التحتية، والقوانين الحكومية، ووضع السوق، وارتفاع الأسعار، كل هذه عوامل خارجية، أما العوامل الداخلية فمثل سياسات التوظيف والتسريح، ووجود الإقامات أو وجود الفيزا أو عدم وجودها، إلخ.

  • الأصول المعرفية للمؤسسة Organizational Process Assets

هي سياسات وإجراءات العمل وملفات المشاريع السابقة التي يمكن أن نعود إليها للاستفادة منها في المشروع الحالي.

كقاعدة عامة، لابد من أخذ هذين الأمرين في عين الاعتبار تقريبا في كل عمليات إدارة المشروع، وهما EEF و OPA فهما من مدخلات كل عمليات إدارة المشروعات -سواء ذكرنا ذلك أو لم نذكره- فدائما عليك كمدير مشروع أن تأخذ في عين الاعتبار العوامل البيئية المؤسساتية EEF وأيضا أن تأخذ في عين الاعتبار الأصول المعرفية OPA.

المصدر:
Develop Project Charter

2 Likes